BELGE GÖZETİM, ASKIYA ALMA VE İPTAL, YENİDEN BELGELENDİRME
SÜREÇ AKIŞI
1. AMAÇ VE KAPSAM
ÇELİK AKADEMİ’nin belgelendirdiği kişilerin standartlar doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliğinin sürdüğünün kontrolünü sağlamak için bu prosedürü oluşturmuştur.
Bu prosedür, gözetim faaliyetinin yürütülmesine ilişkin izlenmesi gereken tüm metot ve esasları, belgenin askıya alınması ya da iptali ile ilgili bütün iş ve işlemleri kapsar.
2. SORUMLULUKLAR
Belgelendirme Müdürü: Bu prosedürün hazırlanmasından, uygulanmasından, revize edilmesinden, sürekliliğinin sağlanmasından sorumludur. Prosedürde belirtildiği şekilde belgelendirilen personelin izlenmesine yönelik faaliyetleri yürütmekle sorumludur.
3. TANIMLAR
Gözetim: ÇELİK AKADEMİ tarafından, belgelendirilen kişilerin belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliğinin sürdürüldüğünün kontrolü için yapılan faaliyet.
ÇELİK AKADEMİ: ÇELİK AKADEMİ Belgelendirme İthalat İhracat San. ve Tic.Ltd.Şti.
4. UYGULAMA
4.1. Personel Belgelendirme Müdürü ve birim çalışanları; Gözetim faaliyetinin yürütülmesini, Aday ve Belgelendirilen Kişi kayıtlarının tutulmasını sağlar.
4.2. ÇELİK AKADEMİ tarafından verilen her belgeye bir numara verilir. Bu numara başka herhangi bir belge ile benzerlik taşımaz. Belgeli kişilerin takibi belge numarasından yapılır.
4.3. ÇELİK AKADEMİ tarafından belgelendirilen kişilerin listesi (adı, soyadı, belge numarası, belge geçerlilik tarihi) ilgili taraflara duyurulmak üzere www.celikbelgelendirme.com web sitesinde yayınlanır.
4.4. ÇELİK AKADEMİ tarafından belgelendirilen kişi, kuruluş ve kurum personeli hakkında herhangi bir itiraz/şikâyet olduğu takdirde, bu itiraz/şikâyet PR.07 İtiraz ve Şikâyet Prosedürü’ ne göre değerlendirilir.
4.5. Gözetim, belge sahibinin belge aldığı tarihten itibaren 2.yıl ile 3. Yıl arasında bir defa FR.67 Gözetim Faaliyet Formu ile gerçekleştirilir.
4.6. Belge sahibi gözetim için istenen bilgi ve kanıtları ÇELİK AKADEMİ’nin belirlediği yöntemlere göre zamanında sunmakla yükümlüdür.
4.7. Gözetim zamanı gelen belge sahipleri, ÇELİK AKADEMİ tarafından internet sayfası duyuruları, e-posta, SMS ve yazılı bilgilendirme yöntemlerinden biri veya birkaçı ile bilgilendirilir.
4.8. Gözetim süresi sonunda herhangi bir bilgi ve kanıt sunmayan veya sunduğu bilgi ve kanıtlarda maddi hata ya da eksiklikler bulunanlara bilgilendirme yapılarak ek süre (5 iş günü) tanınır.
4.9. Gözetim sonucu performansı yeterli bulunmayan veya gözetimi belge sahibinden kaynaklanan nedenlerle yapılamayan belge sahibinin belgesi askıya alınır. Askı nedeni ortadan kalkan belge sahibinin belgesinin geçerliliği geçerlilik süresi sonuna kadar devam eder.
4.10.Belgenin Askıya Alınması
Belgenin askıya alınması aşağıdaki nedenlerle olabilir:
Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
Belgelendirilmiş personelin TL.10 Belge Kullanım Sözleşmesinde yer alan yükümlülükleri yerine getirmemesi,
Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, MYK, TÜRKAK logoları ve/veya ÇELİK AKADEMİ belgesinin yanlış kullanılması
Belge sahiplerinin, belgeyi kapsamı dışında kullandığının tespit edilmesi,
Belge sahibi ile ilgili bulunulan şikâyetlerin değerlendirilmesi sonucu belgenin kullandırılmaması yönünde karar verilmesi, MYK mevzuatına uygun olarak belgenin kullanılmaması gerekliliğinin oluşması,
Belge sahibinin belgesinin askıya alınmasına/iptal edilmesine yönelik talepte bulunması.
ÇELİK AKADEMİ, belgenin askıya alınması kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak TL.10 Belge Kullanım Sözleşmesini imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin askıya alınması kararı ile logo kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde ÇELİK AKADEMİ’ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile ÇELİK AKADEMİ’ye bildirmesi istenir. Askıya alma süresince, belge sahibi belgeye ait haklardan faydalanamaz. Belgenin askıda kalma süresi boyunca ÇELİK AKADEMİ’nin her türlü hakkı saklıdır. ÇELİK AKADEMİ, belgenin askıya alınması ile ilgili kararları, web sitesinde gerekçesiyle birlikte yayınlama hakkına sahiptir. Belgenin askıya alma nedeninin giderildiği kanıtlandığında, Karar Verici kararı ile belge askıdan kaldırılır.
4.12. Belgenin İptal Edilmesi
Belgenin iptali aşağıdaki nedenlerle olabilir:
Belgelendirilen personelin belgesinin askıya alınması sonrası yapması gereken düzeltici faaliyetleri gözetim süresi içinde yerine getirmemesi,
Belgenin yanıltıcı ve haksız amaçla kullanılması,
Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak ÇELİK AKADEMİ’yi eksik veya yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yapılmasına izin vermesi,
Belgenin geçerlilik süresi içinde yapılan gözetim faaliyetleri sırasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi, Mesleki Yeterlilik, Sınav ve
Belgelendirme Yönetmeliği usulündeki esasların gerçekleştirilmemesi,
Belge sahibi hakkında gelen şikâyetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.
Karar verici tarafından alınan belgenin iptali ile ilgili karar hakkında söz konusu kişi, Belgelendirme Müdürü tarafından bilgilendirilir. ÇELİK AKADEMİ, belgenin iptal kararı ile belgenin kötüye kullanımını engellemek adına, belgelendirme öncesinde aday ile karşılıklı olarak TL.10 Belge Kullanım Sözleşmesi’ni imzalamaktadır. Bu durumda, belgelendirilmiş kişi, belgenin iptal kararı ile belge kullanımını durdurur, belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde ÇELİK AKADEMİ’ye iade eder. İade edilmemesi durumunda, öncelikle yazılı olarak uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilmiş kişi, belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan etmesi durumunda kayıp ilanını bir dilekçe ile ÇELİK AKADEMİ’ye bildirmesi istenir. Belgesi iptal edilen kişi, yeniden başvurduğunda ilk başvuru prosesi uygulanır. Ulusal yeterliliklerde revizyon olması halinde ve MYK tarafından farklı bir uygulamaya karar verilmemesi şartıyla, mevcut belgelere geçerlilik süresi içinde bir değişiklik yapılmaz. Yeniden belgelendirmeler, yeterliliğin güncel haline göre yapılır.
4.13.Belgelerin geçerlilik süresi, ilgili programlarda belirtilmiştir. İlk geçerlilik süresini dolduran ve ilgili programda ve ulusal yeterlilikte belirtilen şartları eksiksiz yerine getiren belge sahibi, belge süresinin uzatımı için başvuruda bulunur. Gerekli tüm şartları sağlayan belgeli kişinin, ÇELİK AKADEMİ’ye sunmuş olduğu belgeler, karar vericiye iletilir.
4.14.ÇELİK AKADEMİ Belgelendirme programlarında ve/veya belgelendirme şartlarında değişiklik yapılması halinde, Karar Verici tarafından karar verildikten ve şartlar değiştirildikten sonra ilgili taraflar ve belgelendirilmiş olan kişi, kuruluş ve kurum personeli değişiklik hakkında bilgilendirir. Bilgilendirme www.celikbelgelendirme.com web sitesinden ve belgelendirilen kişi, kuruluş ve kurum personeline telefon, e-posta veya yazışma yolu ile yapılır. Belirlenen süre içerisinde, belgelendirilmiş olan her personelin, değiştirilen şartlara uyum sağlayıp, sağlamadığının kontrolü yapılır.
4.15.Belgesi askıya alınan veya iptal edilen kişi, kuruluş ve kurum personelinin adı, soyadı, belge numarası, iptal/askı tarihi yer alacak şekilde ilgili taraflara duyurulmak üzere ÇELİK AKADEMİ tarafından www.celikbelgelendirme.comweb sitesinden duyurusu yapılır.
4.16.Belgelendirilmiş kişinin belge kapsamı ile ilgili çalıştığının kontrolü ve gözetimi için ayrıca FR.67 Gözetim Faaliyet Formu düzenlenir. ÇELİK AKADEMİ tarafından yapılan bu anket her belgelendirme türü ve her takvim yılı içinde belgeli personel sayısının asgari %10’ u oranında geri toplanması gerekir.
4.17.Mevcut kişisel bilgilerinden kendisine ulaşılamayan belge sahibi varsa, belge sahibi hakkındaki işlemlerde bildirimsiz yukarıdaki maddeler aynen uygulanır.
5. KAYITLAR
Bu Prosedürün uygulanması sonucu oluşan kayıtlar PR.02 Kayıtların Kontrolü ve Arşivleme Prosedürü’nde tanımlı Kayıt Saklama Tablosunda belirtilen saklama süresince gizliliği korunarak muhafaza edilir. Elektronik ortamda tutulan verileri ise süresiz olarak yedekleri tutularak saklanır.